過往的大組會議在時間分配上存在管控問題，這不僅影響了會議的效率和成果，還可能導致決策的不公平性和失誤。由於缺乏有效的時間控制機制，我們看到各個議案的討論時間極度不均，有些議案耗盡了大量時間，而其他重要議案則被迫在時間不足的情況下匆忙結束。這種不平衡不僅降低了會議參與者的動力和參與度，也減弱了在會議上做出的決策的可信度和有效性。因此，我們迫切需要一個全面的解決方案，來優化會議中的議案討論時間分配機制，以確保公平、高效和實質性的討論，從而提高大會會議運作水平和決策品質。

1. 設定時間限制： 為每個議題或議案設定固定的議案、市政府與相關局處、及委員發問時間限制，以防止某個議題耗費過多時間而影響其他議題的討論，確保議題在規定時間內得以討論完畢。例如，在本屆第一次大會中，共有70分鐘的討論時間，涉及十個提案。因此，平均每個提案的討論時間為7分鐘。我們可以將這7分鐘分配為提案者補充議案（1分鐘）、市政府回覆（2分鐘）、相關局促（2分鐘）和其他委員提問（2分鐘）。若某個議案提前結束，剩餘的時間可用於其他提案的討論或進行彈性調整。
2. 會議時長調整：充分考慮到議案的複雜性和重要性，當提案數量超過八案時，建議將會議時長從1小時延長至1.5小時。這樣可以確保在有限的時間內充分討論每個提案，並確保每個與會者都有機會表達意見和提出問題。
3. 主持人控制時間：主持人負責控制會議進度，確保議題討論在規定時間內進行。主持人應果斷地結束討論，以確保會議不會超時。
4. 彈性調整：如果一個議案的討論需要更多時間，主持人可以考慮在議程中安排彈性調整的時間。這樣可以在不影響其他議案的情況下，給予更多討論時間。
5. 議案優先順序：優先討論最重要或最具優先性的議案。這可以確保在時間用盡之前，至少討論了最重要的議題。
6. 結束時彙總討論： 每個議案討論結束時，由主持人彙總重要結論和行動項目，確保所有與會者對討論內容有清晰的理解。
7. 定期回顧和調整：在會議結束時，回顧議案討論的時間分配情況，並記錄下任何需要改進的地方。在下次會議中根據反饋進行調整，不斷優化議案討論時間分配機制。