第4屆

2026-04-11

建請臺中市政府研議調整青諮會提案機制，適度延長委員發言時間至 2-3 分鐘，並同步建立書面補充說明程序，以補強現行口頭發言之不足。

推動原因

一、依青諮委現行提案流程，委員須於小組會議及大會前先行撰寫提案單，由各相關局處就提案內容進行研議後提出研處意見，再由委員於小組會議或大會進行口頭發言。此一設計本意在於促進青年與行政機關之政策對話，屬良善制度基礎。

二、惟實務運作上，委員於收到研處意見後，往往才真正進入政策討論之核心階段。原因在於局處回覆中常涉及執行限制、法規依據、經費條件、跨局處權責、行政可行性或替代措施等內容，委員在閱讀後，通常會產生進一步補充、澄清、修正、追問或再建議之需求。此時若僅有一分鐘口頭發言，難以完成有效表述。

三、經委員與其他青諮委交流，亦有具體意見指出：

（一）就地方創生等政策議題而言，一分鐘「會不夠」。
（二）現行制度之時間限制，可理解為避免發言無節制、協助主席控管議程之門檻。
（三）若要調整，二分鐘亦為可行方向，關鍵仍在主持人如何掌握時間。
（四）如採委員再上書檔案之方式，則需有明確機制設計，始具可操作性。

四、上開交流顯示，本案並非否認時間控管之必要，而是指出現行一分鐘門檻與青諮委提案審議需求之間，存在顯著落差。尤其當局處已提出研處意見後，委員實際上需要的，不只是再次摘要原提案，而是針對回覆內容進行再論證。若制度未提供相應之正式表意空間，將使政策討論停留於半完成狀態。

五、另就實務面觀察，小會及大會提案結束後，委員確實仍可與各局處長官進行私下溝通、互動與交流。此一非正式互動機制，對於促進關係建立、即時交換意見與後續理解，固具正面功能，亦應予肯定。

然此類會後交流仍有其制度限制：

（一）屬非正式溝通，不當然納入正式會議紀錄。
（二）討論內容未必能成為所有與會者共同知悉之資訊。
（三）缺乏標準化附件或正式列管機制，不利後續追蹤。
（四）若正式會議程式中的表意時間不足，而僅以會後私下交流補充，則青年參與之正式制度功能仍屬不足。

六、因此，本案認為：會後與局處長官私下交流，應定位為正式會議程式之外的補充性溝通管道，而非取代正式會議發言及書面補充機制之替代方案。換言之，現行制度不應以「反正會後還能私下談」作為正式發言時間不足之理由，而應在保留非正式互動優點的同時，完善正式審議程式本身。

七、綜上，較合理之制度方向應為：

（一）維持必要之會議時間門檻與主持秩序。
（二）適度延長正式口頭發言時間至二至三分鐘。
（三）於必要時建立正式書面補充說明程式。
（四）將會後私下交流定位為補充性協商與溝通，而非正式表意之唯一出口。

痛點分析：

一、欲解決問題

　　現行提案制度雖有研處機制，但委員於收到研處意見後，缺乏足夠且正式之回應空間，導致政策討論常停留在初步層次，難以充分展開。

二、需求缺口

（一）需要更合理之正式發言時間，以利委員完成有效回應。
（二）需要書面補充機制，使研處意見後之再說明得以正式納入會議程式。
（三）需要明確區分正式審議與非正式互動之制度功能。
（四）需要兼顧不同提案複雜度之差異，避免所有案件一律適用同一標準而造成僵化。

 

背景重點：

一、市政現況：

本市已建置青年事務諮詢委員會制度，委員得透過提案單進入行政研議程式，並於小組會議及大會中進行發言，且於會議後仍可與各局處長官進行私下互動交流，顯示本市對青年參與公共事務已有一定制度與互動基礎。

二、社會現況：

近年青年公共參與已由單純表態式參與，轉向重視程式品質、回應品質與政策影響力。社會對青年參與制度之期待，已不僅是「有發言機會」，而是「能否被充分理解、留下紀錄並形成有效對話」。

三、制度現況

依實務運作：
（一）委員於小會及大會前撰寫提案單。
（二）各局處針對提案單進行討論研議。
（三）局處提供研處意見。
（四）委員於小會及大會發言一分鐘。
（五）提案結束後，委員仍可與各局處長官私下溝通交流。

　　此流程顯示，目前制度同時存在正式會議程式與非正式會後互動；惟正式程式中之再表意空間仍明顯不足。

四、預算現況

　　 本案屬會議程式與行政作業調整，非高成本建設型政策，原則上不涉及重大新增預算。若增設書面補充格式、電子收件流程或附件彙整作業，多可由既有行政資源支應，屬低成本制度最佳化事項

壹、計畫內容

本案建議採取以下制度調整方向：

方案一：調整提案委員口頭發言時間

一、將現行提案委員於小組會議及大會之發言時間，自一分鐘調整為二分鐘或三分鐘。

二、以「二分鐘為一般原則、三分鐘為特殊或複雜提案上限」作為可行性參考。

三、如主席認定案件涉及跨局處、法規、預算、執行難度或研處意見較多者，得彈性核予較完整之補充時間。

方案二：建立委員正式書面補充機制

一、於局處提供研處意見後，開放提案委員於會前一定期間內提交「研處意見回應補充說明表」。

二、補充內容得包括：

（一）對局處研處意見之逐點回應。

（二）補充案例、資料、法規或他縣市作法。

（三）修正後提案內容或折衷方案。

（四）對局處建議方向之再建議。

三、書面補充資料應列為正式會議附件或會議紀錄參考資料。

方案三：口頭、書面與會後交流之功能分工

一、正式會議中的口頭發言，處理重點式表意與現場討論。

二、正式書面補充，處理完整論證、逐點回應與紀錄留存。

三、會後與局處長官之私下交流，作為補充性溝通、協調與理解深化管道。

四、前開三者應互相補充，不宜互相替代。

貳、執行者、目標物件、利害關係人

一、執行者

（一）主責機關：研究發展考核委員會。
（二）數位、表單支援、配合機關：各提案研處局處。

二、目標物件

（一）出席會議之各局處代表長官。
（二）主席與會議幕僚人員。
（三）青年事務諮詢委員會提案委員和其他委員。

三、利害關係人

（一）提案委員：需要完整表意與回應空間。
（二）局處承辦人及長官：需要更清楚掌握委員對研處意見之正式回應與會後補充意見。
（三）主席：需要兼顧言論完整性與會議效率。
（四）其他委員：需要同步掌握案件完整資訊，而非僅依賴個別私下交流。
（五）市府整體青年參與制度：需要提升程式品質與制度公信力。

叁、時程規劃、關鍵里程碑

一、第一階段：制度盤點期（建議研議）

（一）盤點近一年至近二年青諮委小組會議及大會提案數量、平均討論時間及發言安排。
（二）蒐集委員、主席、局處承辦及幕僚意見。
（三）一併盤點會後私下交流在制度運作中的實際功能與限制。

二、第二階段：試辦期（試辦估算）

（一）擇一至二次小組會議試辦二至三分鐘發言機制。
（二）同步建立書面補充表單並開放提送。
（三）觀察正式發言、書面補充及會後交流三者之互補效果。

三、第三階段：檢討修正期

（一）依試辦情形比較發言完整度、會議效率與局處回應品質。
（二）研議正式納入作業流程或會議須知。
（三）形成制度化作法，供後續各屆青諮委參採。

四、關鍵里程碑

（一）完成流程盤點。
（二）完成補充表單設計。
（三）完成至少一次試辦。
（四）完成試辦檢討報告。
（五）研議正式制度化。

肆、執行地點、範圍、資源佈局

一、適用範圍為臺中市青年事務諮詢委員會小組會議及大會。

二、書面補充資料得以電子郵件、雲端表單或既有會議資料彙整機制辦理。

三、會議現場仍以主席時間控管為原則，書面補充則作為「會前審閱與會後存參資料」。

四、會後與局處長官之交流，發生於會議後之非正式互動場域，可作為補充對話。

五、行政資源以既有幕僚人力及數位工具優先盤點運用。

伍、策略選擇、替代方案比較

方案	內容	優點	風險/限制
維持現況	發言維持一分鐘，並依賴會後私下交流補充	最節省正式會議時間	正式紀錄不足，資訊不對稱，不利列管
調整為二分鐘	小幅延長發言	較易執行、兼顧效率	對複雜提案仍可能不足
調整為三分鐘	完整提升正式表意空間	較能充分回應研處意見	會議時間增加較明顯
增設書面補充	不變更口頭時間，另開放正式檔案說明	可完整留存、降低現場時間壓力	若無口頭補充，現場對話不足
口頭+書面+會後交流分工	二至三分鐘口頭+正式書面補充+保留會後交流	最能兼顧完整性、效率與互動彈性	需設計清楚功能邊界

建議優先策略：採「二分鐘至三分鐘口頭發言＋正式書面補充機制＋保留會後私下交流作為補充管道」之分工整合方案。

選擇理由：

一、因一分鐘顯有不足，惟時間控管亦有必要。

二、會後私下交流固有價值，但不應承擔正式程式不足之全部功能。

三、正式口頭與書面機制建立後，會後交流始能回歸補充協調角色，提升制度層次。

陸、具體執行流程與步驟

一、由主責機關盤點現行提案會議流程、發言時間及會後交流實務。

二、研議會議程式是否可採分級管理：

（一）一般提案二分鐘。
（二）複雜提案三分鐘。
（三）特殊案件由主席裁量補充時間。

三、設計「委員研處意見補充說明表」，欄位至少包括：

（一）提案名稱。
（二）提案委員。
（三）對應局處。
（四）局處研處意見摘要。
（五）委員逐點回應。
（六）補充資料來源。
（七）修正方案或折衷建議，是否想要修正原建議辦法。會議前和會議後。
（八）是否請列入會議附件。

四、由幕僚單位統一彙整為會議附件，提供長官、主席、委員及局處參閱。

五、會議中以口頭重點式說明為原則，書面內容作為完整補充依據。

七、會後與局處長官之交流，則作為進一步理解、關係建立與協調追蹤之補充管道。

八、試辦後以問卷、會議觀察與紀錄分析方式進行檢討。

柒、預算、成本、資源投入

一、整體原則

    本案屬程式與文書流程調整，原則上以既有行政資源辦理，屬低成本制度最佳化。

二、試辦估算

    依費米推論及行政作業拆解，本案新增成本可分為：

（一）表單設計與行政整理。
（二）會議附件彙整。
（三）電子收件或雲端資料管理。
（四）必要紙本列印。

三、保守估算

（一）如完全運用既有電子郵件及雲端工具，新增成本可趨近於0元。
（二）如需設計標準表單、印製補充附件、增加幕僚整理工時，建議以每一會期新臺幣5,000元至20,000元作為試辦估算區間。
（三）如需進一步數位化或最佳化資料管理流程，建議盤點既有系統後再行估算。

四、估算方法說明

（一）本案非基礎建設或大型委外計畫，成本主要來自行政文書與流程管理。
（二）應先盤點每場提案數、平均補充頁數、印製需求與幕僚工時，再計算實際行政成本。
（三）目前尚無完整作業統計資料，故本案採保守推估，並以「試辦估算」表述，避免憑空斷言。

捌、質化效益

一、提升委員於收到研處意見後之正式再表意空間，強化程序正義。

二、使提案討論由單向陳述轉為雙向對話，提高審議深度。

三、協助局處更完整理解委員對研處意見之正式看法與修正方向。

四、降低重要意見僅停留於非正式互動而未納紀錄之情形。

五、提升青諮委制度之參與感、信任感與成熟度。

玖、量化效益（KPI）

一、試辦會議中，提案委員口頭發言時間由一分鐘提升至二至三分鐘。

二、至少建立一套正式「研處意見補充說明表」格式。

三、試辦期間委員使用書面補充機制之比率達預估達15%~30％。

四、委員對發言與補充機制滿意度達80％以上。

五、局處承辦人及與會長官對提案爭點掌握度滿意度達75％以上。

六、試辦後完成1份制度檢討報告，並釐清正式程式與會後交流之功能分工。

拾、ESG / SDGs 對應

一、ESG－G（Governance）：提升制度透明度、參與程式完整性與治理品質。

二、ESG－S（Social）：強化青年公共參與與公平表意機會。

三、SDGs 16：促進健全制度、提升參與式決策品質。

四、SDGs 17：促進青年與政府機關之協作與夥伴關係。

拾壹、風險、障礙、備援方案

風險一：會議時間延長

說明：若全面延長每位提案委員發言時間，可能壓縮其他議程。

因應：

（一）採二分鐘為原則、三分鐘為上限。
（二）由主席視提案複雜度彈性調整。
（三）以書面補充搭配，避免所有內容皆於現場口頭說明。

風險二：書面資料增加幕僚負擔

說明：若補充檔案格式不一，將增加彙整成本。

因應：

（一）統一格式。
（二）優先採數位收件。

風險三：部分案件未必需要延長時間

說明：若所有提案一律延長，可能形成制度僵化。

因應：

（一）分級處理。
（二）複雜提案優先適用三分鐘。
（三）一般提案維持較精簡時間。

拾貳、參考資料

一、臺中市青年事務諮詢委員會現行提案實務流程觀察：委員於小會及大會前撰寫提案單，各局處進行研議並提供研處意見，委員於會議發言時間為一分鐘，提案結束後仍可與各局處長官私下溝通交流。

二、都市發展組2026年3月7日小組會議。

三、若後續需制度化推動，建議另行盤點青諮委會議作業要點、會議通知格式、附件作業流程及會議紀錄規範。

拾叁、結論

一、三段論

• 大前提： 凡以青年參與公共政策為目的之審議制度，應保障參與者在知悉行政回應後，享有合理且足夠之正式表意空間。
• 小前提： 現行青諮委制度中，委員於閱覽各局處研處意見後，於小組會議及大會僅有一分鐘發言；雖會後仍可與局處長官私下溝通交流，但該等互動不足以取代正式程式中的表意與紀錄功能。
• 結論： 故本市應研議調整青諮委提案發言制度，將口頭發言時間適度延長為二至三分鐘，或建立正式書面補充說明程式，以提升審議品質與青年參與效能。

二、綜整結論

• 本案所提，並非僅為延長個別委員發言便利，而係為補足現行青諮委制度中「局處有研處、委員有會後交流，但正式程式中缺乏充分再回應機制」之程式缺口。基於程序正義、制度完整性與行政可行性考量，宜以低成本、可試辦、可檢討之方式，研議調整現行發言與補充說明機制，使青年參與由形式表達、會後補充，進一步提升為正式程式內之完整對話。
• 建議決議文字
      建請臺中市政府研究發展考核委員會會同勞工局、秘書處及相關機關，盤點青年事務諮詢委員會現行提案發言、研處回應及會後交流流程，研議將提案委員於小組會議及大會之口頭發言時間，由現行一分鐘調整為二至三分鐘之可行性；如受整體議程安排限制，則同步建立委員於閱覽各機關研處意見後得提出正式書面補充說明之作業機制，並明確區分正式會議程式與會後私下交流之功能定位，建議以試辦方式蒐集執行成效及行政影響，據以提出後續制度化修正方案。